Comment optimiser la facturation au sein d’une entreprise ?

La facturation est au cœur des activités d’une entreprise. Si l’établissement n’émet aucune facture, elle ne recevra aucun paiement pour les services rendus ou les marchandises vendues. Dans ce contexte, il est crucial de faciliter la création et surtout l’envoi de ces documents. À l’heure actuelle, plusieurs solutions s’offrent aux dirigeants. Néanmoins, les compagnies montrent un intérêt croissant pour la dématérialisation.

Les enjeux de la facturation au sein d’une structure

La loi oblige les entreprises à émettre des factures. Ces pièces prouvent qu’une transaction a bien eu lieu et permettent aux sociétés de justifier leurs recettes devant l’administration fiscale. Au-delà de l’importance juridique de ces documents, ces derniers livrent également des pistes d’audits aux responsables financiers. En se tenant informé sur les sommes encaissées, le directeur commercial sera en mesure d’établir des prévisions et de mieux gérer la saisonnalité des activités.

Quoi qu’il en soit, la plupart des entrepreneurs se préoccupent particulièrement du temps nécessaire pour la facturation d’une prestation ou d’un produit vendu. En effet, la lenteur des traitements signifie aussi que la structure doit se préparer à une longue attente pour le recouvrement de la facture. Dans ce contexte, les cadres dirigeants doivent user de tous les moyens pour y remédier.

Pour cela, plusieurs alternatives se présentent à chacun. Plusieurs enseignes utilisent des outils informatiques pour éviter toute perte de temps. Grâce à des logiciels conçus pour ce type d’utilisation, les employés pourront facilement éditer une facture. Néanmoins, un problème subsiste dans ce cas de figure. Selon l’éloignement de l’établissement avec l’entreprise cliente, il faut faire preuve de patience avant que le destinataire reçoive le document. Pour économiser du temps, on préfère alors se tourner vers la dématérialisation.

Les avantages de la facturation électronique

Avec la course à la productivité, la dématérialisation s’impose de plus en plus au sein des sociétés. L’usage des pièces dématérialisées permet avant tout d’économiser du temps au quotidien. Dans ce domaine, le pouvoir public a pris les devants en mettant en place le portail chorus pro. Celui-ci a été conçu pour faciliter les transactions entre les établissements publics et leurs fournisseurs. Néanmoins, l’idée a également peu à peu séduit les chefs d’entreprise. Désormais, ils ont la possibilité d’envoyer les factures directement en format numérique grâce aux prestations offertes par certaines sociétés spécialisées.

Contrairement aux idées reçues, cette approche ne consiste pas uniquement à numériser ses factures. En réalité, les pièces fournies doivent être conformes à certaines normes en matière d’horodatage. Les spécialistes ont aussi l’obligation d’apposer une signature propre à l’établissement concerné. Grâce à cela, chaque document sera authentifiable.

La facturation informatique présente de nombreux avantages. Elle donne les moyens de simplifier le partenariat avec les différentes sociétés et ainsi de faciliter la collaboration. Les factures seront expédiées instantanément et on pourra facilement réagir en cas d’impayés. Les prestataires et les fournisseurs des autorités publiques doivent cependant rejoindre la communauté chorus pro. Heureusement, il n’est plus nécessaire de s’authentifier sur cette plateforme pour envoyer ses factures. Des éditeurs spécialisés conçoivent des logiciels qui exploitent l’API de ce portail.